10 Passos para o sucesso de eventos acadêmicos

 

  1. Contato com Assessoria de Comunicação para criação de material publicitário e mapa de divulgação.
  2. Solicitação e confirmação de espaços para o evento, através de formulário a ser adquirido no protocolo da URI. Observar a quantidade de participantes confirmados, a fim de melhor estruturar o evento: Salão de Atos ou Auditório.
  3. Eventos internos possuem recepcionistas do próprio curso. Em casos especiais, os recepcionistas oficiais da Universidade deverão ser solicitados no preenchimento do formulário de requisição de evento.
  4. A ambientação do evento é de suma importância e de responsabilidade do promotor. Composição de mesa com autoridades, protocolo, lembrança ao palestrante, identificação do evento, e decoração formal cabem a uma semana acadêmica, valorizando os acadêmicos e mantendo um padrão URI de atendimento. Os colegas que atuam no som e na projeção necessitam ser avisados com antecedência ao evento sobre situações especiais, assim como, o encaminhamento da água ao palestrante.
  5. O palestrante, não sendo da URI, necessita, preferencialmente, ser recebido por um colega da Universidade, que irá marcar horário e local a ser aguardado com antecedência das atividades para a quais foi designado.
  6. É de costume, pós palestra, o coordenador enviar um ofício e agradecer pela disponibilidade e pela troca de conhecimentos vivenciados no evento, o que sempre atualiza a network de todos para futuros trabalhos.
  7. Durante uma semana acadêmica, é tarefa do coordenador preocupar-se com a recepção dos acadêmicos, com sua atenção às palestras, bem como, sua frequência e entendimento da programação, o que deve ser realizado antecipadamente para que os acadêmicos se inscrevam e sejam orientados para o que irá ocorrer em cada discussão teórica.
  8. Entendendo a educação como processo, pode-se haver um formulário de avaliação para que os acadêmicos preencham e entreguem à coordenação ao final do evento, o que garante maior eficiência nas próximas atividades extraclasse.
  9. Procurar observar que durante as palestras, docentes e discentes não estejam com seus notebooks ou tablets, ou outros aparelhos aletrônicos realizando atividades que não sejam de anotações ou focadas no tema abordado.
  10. É relevante, verificar a agenda da Direção para estar presente na abertura do evento, situando os principais temas a serem abordados e a relação desses com a URI e sua genética focada para a criatividade, a inovação e a construção do conhecimento.


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